Struktur organisasi adalah pengaturan tugas, kegiatan dan tindakan organisasi secara formal dan sistematis yang mencakup pula pengaturan hubungan antara satu kegiatan dengan lainnya, pelaporan formal, jumlah dan sifat jenjang hirarkis, rentang kendali dan komunikasi antar unit di dalam organisasi (Organ & Bateman 1986; Griffin & Moorhead 1986; Daft 1989). Penyelenggaraan komunikasi di dalam organisasi merupakan bagian yang sangat penting dalam struktur organisasi. Penyelenggarakan komunikasi mencakup metode dan alat berkomunikasi yang dapat ditentukan oleh bentuk dan sifat informasi yang disampaikan. Mengkomunikasikan informasi mengenai pelanggaran akan berbeda dengan mengkomunikasi kegiatan operasional sehari – hari, terlebih mengkomunikasikan pelanggaran yang dilakukan oleh rekan kerja atau atasan atau pelanggaran yang dilakukan secara kolusif.
Jenis struktur organisasi
Walaupun merupakan bagian dari pengendalian intern secara keseluruhan, struktur organisasi pengelola sistem whistleblowing perlu independen, terpisah dari kegiatan operasional dan mempunyai akses langsung pada pemimpin tertinggi organisasi. Mengingat sistem whistleblowing merupakan saluran informasi dan komunikasi alternatif yang digunakan apabila saluran normal tidak efektif, organisasi perlu terlebih dahulu melakukan analisis risiko dan ketersediaan personalia dan sumber daya untuk menentukan ukuran pengelola sistem whistleblowing. Struktur organisasi ini hendaknya diikuti dengan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat serta tidak mengaburkan saluran yang normal.
Dalam konteks whistleblowing tersebut, pegawai memutuskan untuk ber-whistleblowing atau berdiam diri dipengaruhi oleh karakteristik komunikasi di dalam struktur organisasi (King, 1999). Terdapat tiga jenis struktur organisasi dasar yaitu: vertikal sentralistis, matriks dan horisontal. Tiap – tiap jenis struktur organisasi mempunyai karakter unik yang mempengaruhi desain saluran internal dalam sistem whistleblowing. Dalam organisasi yang besar dan kompleks, ketiga struktur dasar tersebut dikombinasikan untuk membentuk organisasi divisional atau organisasi hybrid.
Pengelolaan sistem whistleblowing merupakan tanggung jawab pimpinan organisasi (direktur utama, menteri, kepala lembaga) yang dapat didelegasikan kepada unit dibawahnya yang telah ada (direktur kepatuhan, inspektorat jenderal) atau dibuat unit baru. Pengelola sistem ini harus terpisah dari kegiatan operasional sehingga, pada umumnya, dilaksanakan oleh audit internal / inspektorat jenderal dengan atau tanpa dibantu oleh unit hukum dan unit manajemen sumber daya manusia atau unit yang khusus dibentuk untuk mengelola sistem tersebut. Untuk korporasi, dewan komisaris, komite whistleblowing atau komite audit melakukan pengawasan atas kinerja unit ini.
Beberapa model struktur organisasi yang dapat diterapkan pada instansi pemerintah dan korporasi diuraikan berikut ini yaitu:
- Model 1: Pengelola sistem whistleblowing menjadi bagian dari fungsi audit intern
- Model 2: Pengelola sistem whistleblowing berada di atas fungsi audit intern
- Model 3: Pengelola sistem whistleblowing tersebar di setiap jenjang hirarkis organisasi
- Model 4: Pengelola sistem whistleblowing di organisasi matriks
Model 1
Pada model 1 di Diagram 1, sistem whistleblowing dilaksanakan oleh fungsi audit intern. Informasi whistleblowing diperlakukan mirip dengan temuan sementara hasil audit. Model ini diterapkan pada organisasi yang mempunyai struktur organisasi vertikal hirarkis. Saluran komunikasi normal bersifat hirarkis dari pegawai kepada manajemen lini pertama, manajemen tingkat menengah, manajemen puncak dan pimpinan tertinggi organisasi sedangkan saluran whistleblowing langsung dari pegawai kepada pimpinan tertinggi organisasi melalui pengelola sistem whistleblowing. Pengelola sistem whistleblowing adalah bawahan dari Inspektorat Jenderal / Inspektorat Utama yang menerima informasi whistleblowing secara langsung dari whistleblower atau secara tidak langsung melalui disposisi Menteri / Kepala Lembaga. Proses penerimaan, penanganan dan tindak lanjut informasi whistleblowing diuraikan lebih lanjut di elemen operasional sistem whistleblowing.
Model 2
Pada model 2, pengelola sistem whistleblowing tersebut dilaksanakan oleh unit khusus yang dalam Diagram 18 disebut sebagai unit kepatuhan internal. Struktur ini lebih tepat diterapkan pada organisasi besar dan kompleks yang pada umumnya mempunyai struktur divisional. Struktur divisional didefinisikan sebagai pengorganisasian berdasarkan produk, layanan, wilayah, pasar, pelanggan atau program utama (Daft,1989). Di organisasi ini, divisi merupakan unit yang otonom dan kewenangan serta pengendalian manajer menengah maupun manajer lini bersifat lokal di unit divisi tersebut. Pengambilan keputusan terdesentralisasi dalam divisi selaras dengan kewenangan yang dimiliki di tingkat divisi. Selain itu, struktur divisional juga mempunyai titik – titik hubungan yang jelas untuk atasan dan bawahan berkomunikasi. Karakteristik organisasi divisional yaitu otonomi, garis komando yang jelas, proses pengambilan keputusan yang terdesentralisasi dan saluran komunikasi yang jelas merupakan faktor – faktor yang mendorong dilakukannya whistleblowing secara internal.
Unit kepatuhan internal dapat dibentuk di setiap jenjang hirarkis organisasi atau pada jenjang tertentu saja tergantung pada hasil penilaian risiko. Hasil penilaian risiko tersebut juga menentukan luas ruang lingkup kewenangan penanganan informasi whistleblowing oleh unit kepatuhan internal. Unit audit intern dapat diberi kewenangan supervisi dan pembinaan terhadap unit kepatuhan internal.
Model 3
Pada model 3, pimpinan tertinggi organisasi membentuk unit khusus pengelola sistem whistleblowing yang berada langsung dibawahnya dan terpisah dari unit lainnya. Unit ini bertanggung jawab pada pimpinan tertinggi organisasi namun diawasi oleh komite khusus. Sebaimana tergambar pada Diagram 3, model ini dapat diterapkan pada korporasi dimana dewan komisaris (perwakilan dari pemilik korporasi) membentuk komite whistleblowing sebagai pengawas terhadap pengelola sistem whistleblowing yang dibentuk oleh manajemen terpisah dari fungsi audit intern. Ketiga unit ini: komite whistleblowing, pengelola sistem whistleblowing dan internal audit dapat menangani informasi whistleblowing tergantung pada kewenangan yang diberikan oleh pemilik melalui dewan komisaris kepada ketiga pihak tersebut.
Model 4
Pada organisasi matriks, penempatan unit pengelola whistleblowing dapat mengikuti satu dari tiga model diatas. Karakterisitk yang unit dari organisasi matriks adalah adanya dua saluran komunikasi yaitu saluran vertikal dan saluran lateral. Struktur organisasi matriks adalah struktur hirarkis yang dilapisi dengan aspek kewenangan, kekuasaan dan komunikasi lateral dengan mempertimbangkan keseimbangan kewenangan dan pengambilan keputusan antara pimpinan unit fungsional (vertikal) dan manajer unit adhoc (lateral) dalam bentuk proyek atau satuan tugas atau nama lainnya (Andrews & Herschel, 1996; Ford & Randolph, 1992; Larson & Gobeli, 1987).
Sebagaimana tergambar dalam Diagram 4, organisasi matriks menganut sistem ganda dimana pegawai di organisasi matriks mempunyai dua pimpinan dan menyampaikan laporan kepada kedua pimpinan tersebut. Saluran komunikasi vertikal mengalir ke unit fungsional sedangkan saluran komunikasi lateral mengalir ke unit ad hoc (proyek atau satuan tugas). Dalam konteks whistleblowing, organisasi matriks memungkinkan adanya saluran komunikasi alternatif. Saluran alternatif tersebut digunakan ketika pelanggaran yang terjadi melibatkan satu atasan, misalnya atasan unit fungsional, maka seorang whistleblower potensial dapat menyampaikan informasi ke atasan lainnya, misalnya atasan unit adhoc. Tanpa adanya dua atasan ini, atasan unit fungsional dapat mencoba membungkam whistleblower atau melakukan retaliasi. Adanya alternatif saluran komunikasi ini memperkuat posisi pegawai.
Untuk dapat mendorong pegawai ber-whistleblowing internal, saluran komunikasi antara kedua atasan ini perlu ditegaskan agar pegawai tidak bingung dalam ber-whistleblowing. Demikian juga bagi pihak penerima informasi whistleblowing, ia dapat mengelak untuk menindaklanjuti dan melimpahkan ke atasan lainnya apabila saluran pelaporan tidak jelas dan tidak memadai. Ketidakjelasan saluran whistleblowing dalam organisasi dapat mendorong pegawai ber-whistleblowing eksternal.
Struktur hybrid adalah kombinasi dua atu lebih desain organisasi (Griffin, 1996). Struktur campuran ini memungkinkan organisasi mendiversifikasi fungsi – fungsi dalam organisasi ke dalam berbagai unit kerja (unit bisnis) yang terpisah. Pembentukan unit kerja (unit bisnis) yang terpisah ditujukan antara lain untuk berbagi kewenangan antara manajemen puncak dengan manajemen unit kerja (unit bisnis). (Lentz,1996). Pembagian kewenangan ini diikuti dengan desentralisasi pengambilan keputusan kepada unit kerja (unit bisnis) dengan manajemen puncak tetap memegang kewenangan fungsi administrasi organisasi (Lentz 1996). Apabila berkaitan dengan produksi dan pemasaran, unit kerja (unit bisnis) berlaku seperti organisasi otonom. Apabila berkaitan dengan keuangan atau isu strategis, manajemen puncak yang berwenang menanganinya.