Pengendalian dan pengawasan terhadap perilaku pegawai di organisasi semakin kompleks dan semakin sulit. Saluran komunikasi dan informasi juga akan semakin panjang dan rumit dan menimbulkan informasi asimetris. Kurangnya pengendalian berarti meningkatnya kesempatan untuk melakukan pelanggaran. Sistem whistleblowing menjadi salah satu cara mendapatkan informasi yang akurat dan dapat diperanggungjawabkan. Sistem whistleblowing bukan merupakan saluran informasi dan komunikasi yang normal melainkan saluran yang unik.
Keunikan Whistleblowing
Keunikan utama informasi whistleblowing dibandingkan dengan informasi organisasi lainnya adalah informasi whistleblowing adalah informasi mengenai kesalahan seseorang yang sifatnya rahasia, sengaja ditutupi bahkan diupayakan untuk dihilangkan. Kejadian, perbuatan atau transaksi yang melandasi informasi tersebut juga sulit dibuktikan keberadaannya.
Dari sisi unsur komunikasi, keunikan sistem whistleblowing adalah merupakan saluran yang terpisah dari saluran komunikasi normal yang digunakan karena saluran komunikasi normal gagal atau tidak efektif. Keunikan ini melatarbelakangi alasan dilindunginya baik whistleblower sebagai sumber informasi maupun informasi itu sendiri. Karakteristik yang terdapat pada kedua unsur pengendalian intern tersebut perlu dipahami sebagai dasar pembangunan sistem whistleblowing yang efektif.
Saluran Komunikasi Alternatif
Dengan memandang sistem whistleblowing sebagai saluran informasi dan komunikasi yang terpisah dari sistem informasi dan komunikasi normal, definisi whistleblowing yang digunakan adalah definisi dalam arti sempit. Sebagaimana tergambar dalam Diagram 1, perilaku whistleblowing dalam konteks sistem whistleblowing tidak mencakup pegawai yang menyampaikan informasi mengenai pelanggaran melalui saluran informasi dan komunikasi normal.
Saluran normal pada umumnya adalah pelaporan melalui atasan langsung dan terus naik berjenjang sampai pimpinan tertinggi organisasi. Pegawai yang melaporkan adanya pelanggaran atau pelanggaran melalui saluran normal dianggap bukan whistleblower namun “sekedar” pegawai yang baik dan bertanggung jawab. Label whistleblower hanya diberikan kepada penyampai informasi melalui saluran whistleblowing.
Sebagai bagian dari unsur informasi dan komunikasi, sistem whistleblowing membantu saluran informasi dan komunikasi secara keseluruhan. Sistem whistleblowing membantu pimpinan organisasi dalam mengidentifikasi, mencatat, dan mengkomunikasikan informasi dalam bentuk dan waktu yang tepat terutama dalam aspek keamanan informasi dan kecepatan komunikasi.
Informasi yang Sensitif dan Berisiko Tinggi
Informasi mengenai pelanggaran atau pelanggaran organisasi adalah informasi yang sangat bermanfaat bagi manajemen sekaligus informasi yang sensitif dan berisiko tinggi. Pegawai dapat menggunakan sistem whistleblowing untuk menyampaikan informasi tersebut ke pihak yang berwenang mengatasinya dengan cepat dan tepat. Dengan merasakan manfaat dari sistem whistleblowing, pimpinan organisasi yang rasional akan menyediakan sumberdaya yang cukup untuk mengembangkan berbagai bentuk dan sarana komunikasi dan mengembangkan serta memperbarui sistem informasi secara berkelanjutan.
Karakteristik unsur informasi pada sistem whistleblowing
Informasi whistleblowing adalah informasi yang lolos dari dan tidak dapat dideteksi oleh sistem informasi normal. Sistem akuntansi, sistem keuangan, sistem audit maupun sistem operasional lainnya tidak dapat “manangkap” seluruh kejadian pelanggaran yang sudah terjadi maupun masih berupa indikasi terlebih kejadian yang sifatnya kolusif. Dalam banyak kasus, sistem tersebut justru digunakan untuk menyembunyikan informasi pelanggaran yang kemudian terungkap berkat adanya sistem whistleblowing. Dibandingkan dengan informasi dari sistem lainnya, karakteristik informasi whistleblowing bersifat unik karena aspek-aspek berikut ini:
Ketersediaan
Informasi whistleblowing tersedia bagi pimpinan organisasi secara langsung dari sumber secara utuh tanpa proses penyaringan, peringkasan atau reviu dari pihak lain.
Akurasi
Tidak seperti laporan keuangan yang telah diaudit yang dapat diyakini bebas dari kesalahan dan kesilapan, informasi whistleblowing sangat mungkin tidak akurat, baik yang sengaja dibuat oleh whistleblower, misalnya mencampuradukan fakta dengan opini, maupun tidak sengaja, misalnya karena mispersepsi mengenai suatu kejadian.
Otentik
Berbeda dengan bukti yang digunakan sebagai masukan dalam, misalnya, sistem informasi akuntansi, yang harus diyakini otentik, informasi dan bukti yang masuk ke dalam sistem whistleblowing belum dapat ditentukan keotentikannya. Kejadian pelanggaran bersifat tersembunyi sehingga sangat sulit bagi whistleblower untuk mendapatkan bukti yang otentik. Dalam banyak kasus, bukti yang disertakan hanya berupa bukti petunjuk, bukti tidak langsung atau bukti indikatif atau keterangan whistleblower itu sendiri. Disisi lain, whistleblower yang terlibat langsung dalam kejadian pelanggaran tersebut justru mempunyai akses ke bukti otentik dan kemudian menyertakannya dalam laporan whistleblowing-nya.
Kerahasiaan
Aspek kerahasiaan merupakan keunikan informasi whistleblowing yang penting. Di satu sisi, prinsip kerahasiaan perlu untuk melindungi kepentingan negara dan korporasi yang sah seperti data keamanan nasional, kekayaan intelektual, hasil penelitian, data akuntansi atau data pribadi seperti data perbankan, data pajak, data kesehatan pasien dan lain-lain. Di sisi lain, bukti mengenai adanya korupsi atau pelanggaran hukum lainnya yang disampaikan sebagai bagian dari informasi whistleblowing mungkin didapatkan dengan melanggar ketentuan mengenai kerahasiaan tersebut.
Pengaturan akan aspek tersebut tentunya hanya dapat dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dari persepektif pengendalian intern organisasi, hal yang utama adalah kerahasiaan data whistleblower. Kerahasiaan whistleblower merupakan bagian dari penegakan hukum dan pencegahan retaliasi. Pelanggaran terhadap kerahasiaan whistleblower bahkan dapat dianggap sebagai tindak pidana. Informasi whistleblowing harus dilindungi dari pihak-pihak yang tidak berwenang terutama dari pihak yang dirugikan dari informasi tersebut.
Karakteristik unsur komunikasi pada sistem whitleblowing
Sistem whistleblowing berkarakteristik sebagai sistem yang terpisah dari saluran komunikasi normal. Sistem whistleblowing merupakan sistem alternatif yang digunakan karena saluran yang normal gagal atau tidak efektif. Untuk itu, sistem whistleblowing perlu mempunyai karakteristik yang mampu mengatasi penyebab saluran komunikasi normal terebut tidak efektif. Aspek-aspek tersebut adalah aspek kecepatan menindaklanjuti informasi whistleblowing dan aspek perlindungan terhadap whistleblower. Dengan demikian, sistem whistleblowing perlu bercirikan:
Dikelola oleh unit yang independen dan terpisah dari kegiatan operasional
Untuk menjaga kerahasiaan whistleblower dan kerahasiaan materi informasi whistleblowing, akses terhadap saluran komunikasi perlu dibatasi hanya pada unit khusus yang independen dan terpisah dari kegiatan operasional. Unit tersebut dibawah pimpinan tertinggi organisasi sebagai penanggung jawab pengendalian intern. Namun, unit pengelola sistem whistleblowing tersebut hendaknya diawasi oleh unit lain bersifat kolektif kolegial misalnya dalam bentuk komite, dengan nama komite integritas, komite GCG, komite anti korupsi atau nama serupa lainnya. Unit yang bersifat independen dan bersifat kolektif kolegial diharapkan dapat menangani kasus whistleblowing secara lebih obyektif .
Mempunyai akses langsung pada pemimpin tertinggi organisasi
Penggunaan sistem whistleblowing menunjukkan gagalnya saluran komunikasi normal antara whistleblower dengan atasan langsung atau atasannya yang lebih tinggi. Kegagalan ini mungkin disebabkan atasan langsung yang tidak menindaklanjuti informasi yang disampaikan oleh pegawai sehingga pegawai memutuskan untuk ber-whistleblowing. Kegagalan komunikasi normal mungkin juga disebabkan kurangnya kepercayaan pegawai dimana pegawai sama sekali tidak menyampaikannya ke atasannya karena atasan ikut terlibat dalam pelanggaran yang terjadi. Dengan demikian, saluran whistleblowing harus memungkinkan adanya komunikasi langsung antara whistleblower dengan pimpinan tertinggi organisasi melalui unit pengelola sistem whistleblowing. Selain itu, informasi whistleblowing adalah informasi yang perlu segera ditindaklanjuti. Untuk itu, pengelola sistem whistleblowing perlu mempunyai akses langsung kepada pimpinan tertinggi organisasi agar dapat diambil keputusan tindak lanjutnya dengan cepat.
Multi-saluran
Pelanggaran atau pelanggaran sangat variatif baik dari perspektif jenis, tingkat keseriusan, individu yang terlibat dan situasi yang melingkupinya. Jenis pelanggaran tertentu, misalnya pelecehan seksual, mungkin lebih tepat disampaikan melalui tatap muka dengan konsultan yang kompeten. Isu-isu yang kurang serius mungkin lebih efektif disampaikan dengan texting melalui ponsel. Bukti-bukti otentik terjadinya pelanggaran yang sangat serius, misalnya korupsi, perlu disampaikan secara langsung. Dengan demikian, organisasi perlu meneydiakan berbagai saluran yang memungkinkan informasi whistleblowing disampaikan secara tatap muka, saluran suara melalui telephone, secara online dengan menggunakan teknologi informasi maupun melalui surat dengan cara tradisional.
Dua arah
Organisasi perlu menyediakan saluran komunikasi dua arah dimana whistleblower dapat memilih untuk dapat dihubungi atau tidak. Saluran ini diperlukan agar organisasi dapat melaksanakan kewajibannya melindungi whistleblower dan menginformasikan tindak lanjut yang dilakukan kepada whistleblower. Saluran dua arah juga memungkinkan pengelola sistem whistleblowing menghubungi whistleblower untuk mendapatkan keterangan atau bukti tambahan mengenai materi whistleblowing yang disampaikan.